أفضل الممارسات لإنفاق الأعمال الصغيرة
تبحث الشركات الحديثة بشكل متزايد عن طرق لتبسيط عملياتها وكشف الكفاءات ، بما في ذلك من خلال تبسيط العمليات والاستثمار في حلول التكنولوجيا الجديدة.
على خلفية ارتفاع التكاليف والتضخم ، فإن هذا مهم بشكل خاص لجميع صناع القرار في مجال الأعمال لتحقيقه ، لأنه يساعدهم على حماية أرباحهم النهائية بشكل أفضل. ومع ذلك ، يمكن أن تكون التأثيرات على الشركات الصغيرة كبيرة إذا وجدت طرقًا للعمل بشكل أكثر ذكاءً مع فرق أصغر حجمًا.
تظهر أحدث البيانات أنه في حين أن مؤشر أسعار المستهلك (CPI) لا يزال يرتفع ، فإنه يرتفع بمعدل أقل مما كان عليه في الأشهر السابقة. على الرغم من أن هذه أخبار جيدة للأفراد والشركات على حد سواء ، إلا أنها ليست سببًا للاحتفال بالكامل حتى الآن. على هذا النحو ، من الأهمية بمكان أن تغتنم الشركات من جميع الأحجام الفرصة الآن للاستثمار في الحلول والعمليات التي ستساعدهم على حماية عملياتهم في المستقبل والحفاظ على انخفاض التكاليف مع استمرار تقلب البيئة الاقتصادية.
تتيح الحلول الرقمية للشركات الحفاظ على انخفاض التكاليف وتأثيرها المرتفع
الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ليست غريبة عن إيجاد طرق إبداعية للتخلص من أصولها. ومع ذلك ، يمكن للضغوط الاقتصادية أن تتحدى حتى أكثر الفرق مرونة ، لذلك من الضروري أن يجد قادة الأعمال طرقًا لتخفيف الضغط على الموظفين وتمكينهم من القيام بأفضل أعمالهم بشكل متكرر قدر الإمكان.
من أكثر الطرق فعالية التي يمكن للشركات من خلالها تبسيط عملياتها تبني التحول الرقمي المستمر والاستثمار في حلول إدارة النفقات الرقمية. على المستوى الأساسي ، تسمح حلول إدارة النفقات للشركات بالحصول على رؤية أكبر والتحكم في نفقاتها ، وفي النهاية تخلق لحظات تساعدها على العمل بشكل أفضل بناءً على القرارات التي تعتمد على البيانات.
هناك ثلاث طرق رئيسية يمكن أن تساعد بها حلول إدارة النفقات الرقمية الشركات على زيادة الدقة والوضوح ، حتى في البيئات الاقتصادية المتقلبة.
1. الوصول إلى البيانات في الوقت الحقيقي
تستخدم أحدث حلول إدارة النفقات تقنيات مبتكرة ، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي (AI) والأتمتة ، لتبسيط التقاط المطالبات بالنفقات وتقديمها ومعالجتها ، وللمساعدة في حدوث ذلك في أقرب وقت ممكن. على سبيل المثال ، بدلاً من تذكر جمع الإيصالات الورقية والاحتفاظ بها ونسخها أو تدبيسها وإرسالها ، يمكن للمستخدمين تسجيل إيصالات النفقات الخاصة بهم في الوقت الفعلي باستخدام أجهزتهم المحمولة وإرسال المطالبات أثناء التنقل. يعمل هذا على تبسيط عملية النفقات ، ويقلل بشكل كبير من احتمالية حدوث أخطاء أو فقد الإيصالات ، ويمنح الموظفين إمكانية الوصول إلى بيانات المصروفات فور حدوثها ، وهو أمر ضروري لتحسين التنبؤ. هذا أمر بالغ الأهمية للشركات التي تدير العجاف وتتنافس مع الظروف الاقتصادية الصعبة.
2. تبسيط عمليات إعداد التقارير والمراجعة
تعد حلول إدارة النفقات الرقمية ضرورية لمساعدة الشركات على تحقيق دقة أكبر في عمليات إعداد التقارير والتدقيق ، ويمكن أن تكون أدوات مهمة للمساعدة في ضمان الامتثال. من خلال الرؤية في الوقت الفعلي تقريبًا للتدفق النقدي ، ودعم البيانات الضخمة والتحليلات ، يمكن للشركات أتمتة إعداد التقارير وتعزيز الضوابط الداخلية لدورة حياة الفاتورة. يمكن للفرق أيضًا الاستفادة من وظيفة التنبيه لوضع علامة على الفواتير المكررة ومتطلبات الترميز الفائتة وحتى البائعين غير المعتمدين. يساعد هذا في تقليل احتمالية حدوث أخطاء في عملية النفقات ويساعد على خلق ثقافة الامتثال عبر الأعمال.
3. تبسيط سير العمل
تتمثل إحدى أكبر مزايا حلول إدارة النفقات الرقمية للفرق الأصغر في القدرة على تحرير الموارد وإعادة توزيع الموظفين على أنشطة أكثر قيمة. تستغرق عمليات إدارة النفقات الورقية وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. يساعد استخدام الحلول الآلية على تبسيط وقت المعالجة المطلوب ، مما يتيح للموظفين استثمار وقتهم في مكان آخر والمساهمة في أنشطة أخرى ذات مغزى وذات قيمة مضافة عبر الشركة. وهذا يعني أيضًا أن الشركات يمكنها الاستمرار في إدارة العجاف ، خاصة في أوقات عدم اليقين الاقتصادي ، دون التضحية بالجودة أو الامتثال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحرير الموظفين للعمل في أنشطة أخرى عالية القيمة يمكن أن يمكّن الشركات من تحقيق قابلية أكبر للتوسع ووضع أنفسهم في فرص النمو المستقبلية. سيضمن البناء في الأدوات والعمليات الرشيقة في وقت مبكر أيضًا أن تتمتع الشركات بالمرونة التي تحتاجها للتكيف مع التغيير الاقتصادي القادم.
تمنح الحلول الرقمية صانعي القرار التجاريين إمكانية الوصول إلى بيانات أكثر مما كان لديهم سابقًا ، والتي يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات لتحسين العمليات على نطاق أوسع. يمكن للقادة اكتساب رؤى حول البيانات واستخدامها لتحسين إستراتيجية عدد الموظفين أو لإعادة تخصيص الموارد مع تغير مشهد الأعمال.
يضمن الاستثمار في أحد حلول إدارة النفقات الرقمية الآن أن تكون الشركات في وضع أفضل في المستقبل للتعامل مع التغيير الاقتصادي ، حتى مع توفير الموارد الضعيفة. يمكنه أيضًا تقديم رؤى أساسية للعمليات ، والتي يمكن تسخيرها لخلق لحظات جديدة من الفرص للشركة وموظفيها.
